Expedientes Electrónicos
Paso 1 "Acceso al Módulo"
El ingreso al módulo de EE se realiza desde un navegador web a través de la misma dirección URL desde la que se accede a todos los módulos del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE):
Para mayor información sobre el acceso al sistema, se podrá consultar el manual Introducción al sistema GDE.
Una vez que el usuario se haya logueado, se mostrará en la pantalla el Escritorio Único (EU), la interfaz de acceso a todos los módulos del sistema:
A la derecha de la pantalla se encuentran los botones de acceso a los módulos que el usuario haya configurado previamente.
Para ingresar al módulo EE se debe cliquear sobre la flecha que se encuentra debajo de la acción Ir.
Al acceder al módulo EE se visualizará la siguiente pantalla:
En el extremo superior izquierdo de la pantalla se identifica el nombre del módulo en uso, en el extremo superior derecho se presenta la opción para salir de la aplicación, el nombre del usuario que accedió y un botón para ir al Escritorio Único (EU) en caso de ser necesario.
La aplicación contiene siete solapas con los grupos de actividades que el módulo permite realizar
El módulo EE contiene dos tipos de documentos:
Generados en CCOO:
- Notas
- Memorandos
- Otros documentos comunicables
Generados en GEDO:
- Actos Administrativos
- Documentos Importados
- Documentos Libres
- Formularios Controlados
*Se puede vincular un documento a más de un expediente.
EE es un módulo contenedor al cual se le van a vincular documentos previamente firmados en los módulos GEDO y CCOO. El módulo de EE no permite la generación de documentos.
Por otra parte, el módulo EE solicita al módulo GEDO la generación de los siguientes documentos en forma automática:
- Carátula: se genera con los datos que se cargan en la solicitud de caratulación.
- Modificación de carátula: se genera en el caso de que se realice un cambio en los datos cargados inicialmente en la caratulación. La modificación crea, dentro del mismo expediente, una nueva carátula con distinto número de registro del de la carátula inicial.
- Carátula Variable: para algunos expedientes, según el código de trámite, se debe completar un formulario con datos específicos, este paso se realiza luego de completar los datos de la carátula y es obligatorio para continuar con la tramitación.
- Providencia: se genera cada vez que se realiza un pase o cuando se ejecutan operaciones como iniciar una tramitación conjunta o una fusión. Los pases pueden hacerse a un Usuario Particular, a una Repartición/ Sector (Grupo de Trabajo) o a la Mesa Virtual de una repartición.
Salvo los expedientes que cuentan con un circuito cerrado de tramitación, no hay rutas ni tareas preestablecidas, la tramitación es libre pero se debe tener en cuenta la normativa que regula el procedimiento de cada trámite.
Paso 1.2 "Pestañas"
Paso 1.2.1 "Buzón"
La pestaña Buzón de Tareas muestra las tareas del usuario logueado en el sistema. Existen tres tipos de tareas que pueden efectuarse a través de esta solapa del módulo de Expediente Electrónico:- Crear nueva Solicitud
- Caratular Interno
- Caratular Externo
Para realizar cualquiera de las tareas que se reciben en el Buzón de Tareas Pendientes deben cliquear sobre el botón Ejecutar.
Paso 1.2.2 "Crear Nueva Solicitud"
El botón Crear Nueva Solicitud es utilizado por aquellos usuarios que no tienen perfil de caratulador y deben solicitar a otro usuario o sector la caratulación del expediente.
Para realizar la solicitud deberán ir a la solapa Buzón de Tareas, presionar el botón Crear Nueva Solicitud, se abrirá la siguiente pantalla:
Se deben completar los campos de Motivo interno y Motivo externo que consta de una descripción del trámite a realizar. El usuario caratulador seleccionará el Código de Trámite según el detalle ingresado en estos campos.
A continuación, se selecciona el tipo de expediente, interno o externo.
El módulo le permite al usuario solicitante sugerir el Código de Trámite, para ello se despliega el combo: Trámite Sugerido y se elige la opción. Luego, se deben completar los campos obligatorios según el tipo de expediente seleccionado.
Para confirmar la operación se debe cliquear sobre el botón Solicitar Caratulación. El botón Cancelar deja la acción sin efecto y redirige automáticamente a la pantalla anterior.
A continuación, se presentan dos opciones de destino para Enviar la solicitud de caratulación:
- A un usuario caratulador.
- A una repartición y sector.
Una vez seleccionado el destino se presiona en el botón Enviar Solicitud.
Las tareas de caratulación se identifican en el Buzón de Tareas con el nombre Iniciar Expediente. Sólo podrán ser caratuladas por los usuarios con perfil de caratulador.
Paso 1.2.3 "Caratular Expediente Solicitado"
Para llevar a cabo la tarea Iniciar Expediente se debe ir a la sección llamada Acciones y elegir la opción deseada.
Seleccionar el Código de Trámite del desplegable o dejar el sugerido por el solicitante de la carátula. Además, se debe completar el campo Descripción Adicional del Trámite.
Luego de presionar en el botón Caratular se visualizará el número del expediente generado.
Al presionar en el botón OK se enviará el Expediente Electrónico al usuario solicitante.
Paso 1.2.4 "Caratular Interno"
Los usuarios con perfil de caratulador utilizarán los botones Caratular Interno y Caratular Externo. El botón Caratular Interno permite caratular un expediente electrónico interno en un solo paso, esta opción se utiliza cuando el trámite a iniciar es de oficio.
Para avanzar con la caratulación se deben completar los datos solicitados en la pantalla:
- Motivo interno y externo: ingresar una descripción específica del trámite.
- Código Trámite: seleccionar el código del trámite desde el combo desplegable.
- Descripción Adicional del Trámite: Ingresar un detalle del motivo del trámite.
- Email: dato opcional.
- Teléfono: dato opcional.
Luego de completar los datos solicitados, se debe presionar en el botón Caratular. En caso de querer deshacer la acción antes de caratular, se deberá cliquear sobre el botón Cancelar.
Paso 1.2.5 "Caratular Externo"
El botón Caratular Externo permite caratular un expediente electrónico externo en un solo paso cuando un ciudadano, proveedor o persona externa a la administración pública se presenta para iniciar un trámite.
Se deben completar los datos solicitados en la pantalla:
- Motivo interno y externo: ingresar la descripción del trámite.
- Código Trámite: seleccionar del desplegable el código de trámite correspondiente.
- Descripción Adicional del Trámite: ingresar un detalle del “Motivo”.
- Personas humanas o jurídicas: según el solicitante se ingresan diferentes datos.
A) Persona Jurídica o Empresas
- CUIT.
- Tipo de documento.
- Número de documento.
- Razón Social o Apellido y nombre/s.
- Email y Teléfono (son opcionales).
- Domicilio Legal Constituido (País, Provincia, Departamento, Localidad, Calle, altura, piso, departamento, Código postal).
- Observaciones (es opcional).
B) Persona
En el caso de seleccionar la opción “personas humanas” el sistema GDE se comunica con el sistema RENAPER para validar la información con los datos oficiales del registro.
Se ingresa el número de CUIL, al elegir el Tipo de documento DNI, se completa el campo Número de Documento.
Las opciones Email y Teléfono son opcionales y, en este caso, quedan en blanco con la posibilidad de cargarlas.
Luego de completar los datos solicitados presionar en el botón Caratular.
Para abandonar la acción se debe presionar el botón Cancelar.
Paso 1.2.6 "Caratular Variable"
Algunos trámites requieren de información adicional para completar la caratulación de un expediente electrónico. Luego de completar los datos comunes a toda caratulación, el módulo solicitará que se ingresen una serie de datos que varían según el código de trámite que se haya seleccionado. La información que se cargue servirá para buscar el expediente desde la solapa “Consultas” del módulo. Luego de completar los datos se debe presionar en el botón Caratular. El módulo indica que se generó el expediente e informa el número GDE asignado. Los trámites que requieren información adicional para la caratulación generan dos documentos en el inicio. El documento que figura en primer lugar es la carátula común a todos los expedientes. El documento que figura en segundo lugar contiene los datos específicos solicitados para el inicio del trámite.