Mis Tareas
La pestaña Mis tareas muestra las Tareas Pendientes y los Avisos de la persona usuaria que tiene la sesión abierta en el sistema. Existen diversos tipos de tareas que pueden efectuarse a través de esta pestaña del módulo de Gestión Electrónica de Documentos Oficiales:
- Inicio de documento
- Confeccionar documento
- Revisar documento
- Firmar documento
- Revisar historial
- Adjuntar archivos de trabajo
- Pre visualizar documento
- Firma conjunta
- Avisos
Al ingresar al módulo GEDO, se muestra la solapa Mis tareas que presenta todas las tareas pendientes que tiene la persona usuaria en su buzón de tareas.
Paso 2.1 "Inicio"
Para iniciar un documento se debe hacer click sobre el botón Inicio de Documento.
El módulo muestra la siguiente pantalla:
Cuando se abre la pantalla de trabajo se debe seleccionar el tipo de documento que se quiere generar. El listado incluye los documentos disponibles en el módulo GEDO.
El módulo ofrece documentos agrupados según su familia administrativa, como se observa en la siguiente imagen:
Se debe seleccionar un tipo documento de la lista de opciones disponibles:
La columna denominada Características, muestra una serie de íconos que se detallan a continuación:
Libre: Indica que se debe confeccionar el documento completamente en el módulo.
Importado: Indica que el documento se generará al importar un archivo de la propia computadora.
Template: Indica que el documento tiene un formato predefinido y se debe completar la información solicitada. Se los denomina formularios controlados.
Especial: Significa que, al documento, una vez firmado, se le asignará un número especial, además del número de registro que adquiere todo documento cuando es firmado.
Reservado: Indica que el documento es de carácter reservado, solo lo pueden elaborar y ver las personas que estén autorizadas.
Notificable: Señala que el documento podrá notificar a la ciudadanía sobre el estado del trámite de forma electrónica.
Token: Indica que el documento se debe firmar con dispositivo criptográfico.
Firma Conjunta: El documento debe ser firmado por dos o más personas usuarias.
Firma Externa: Reconoce la validez de la firma de un documento firmado digitalmente fuera del Sistema Gestión Documental Digital.
Transferible: El ícono representado por una “T” roja hace referencia a documentos transferibles. Es decir, son documentos que pueden ser enviados a otros ambientes y también trabajados (como la confección, la revisión o la firma de los mismos) en distintos ecosistemas. Un ejemplo de ello sería firmar un documento en APN y enviarlo a AFIP.
Luego de seleccionar el tipo de documento, la persona usuaria debe indicar quién será responsable de confeccionarlo. Puede ser ella misma o enviarlo a producir a otra persona.
Si la tarea se va a enviar a producir, se debe consignar la persona usuaria en el recuadro Usuario Productor del Documento y, además, el módulo ofrece la posibilidad de enviarle un mensaje aclaratorio para la tarea solicitada, en el recuadro Mensaje para el Productor del Documento.
La persona usuaria iniciadora puede seleccionar el checkbox: “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme”. La notificación de firma se podrá ver en la sección de Avisos cuando corresponda.
Asimismo, puede seleccionar el checkbox: “Quiero enviar un correo electrónico al receptor de la tarea”. La tarea pendiente no sólo le llegará a la persona usuaria seleccionada a su buzón de Mis tareas, sino que recibirá un mail indicándole que tiene una tarea pendiente en el módulo GEDO.
En todas las instancias de trabajo, el módulo ofrece la posibilidad de incorporar Archivos de Trabajo al documento, que se deben importar desde el disco rígido de la PC. Estos archivos formarán parte del documento final, pueden tener cualquier formato y se recomienda no exceder los 5MB de peso para garantizar la carga correcta de la información. Sin embargo, estos archivos de ningún modo serán oficiales (no tendrán firma), sino que se utilizarán únicamente como complemento informativo o aclaratorio del documento oficial.
Si el documento tuviera Datos propios, se puede ingresar en cualquier paso de la producción. En el caso de que estos datos sean obligatorios, se deben incluir antes de firmar el documento. Estos datos facilitarán, una vez realizada la firma, el filtrado para una consulta o búsqueda más rápida.
Si la persona usuaria optó por remitir la tarea a otra persona, luego de completar el nombre de la persona usuaria productora debe presionar en el botón Enviar a Producir. El módulo enviará una tarea pendiente al buzón de Mis Tareas de la persona usuaria seleccionada.
En el caso de elegir producir el documento la misma persona usuaria, debe presionar en el botón Producirlo yo mismo y el módulo reconducirá, automáticamente, a la instancia de producción de un documento.
Al presionar en el botón Cancelar el módulo regresa a la pantalla anterior.
Paso 2.1 "Confección"
Una vez asignada la tarea de producción del documento, el módulo muestra la tarea Confeccionar Documento en el buzón de tareas pendientes de la persona usuaria.
La persona usuaria selecciona la tarea que tiene asignada y debe presionar la acción Ejecutar. Ingresa a la pantalla de producción del documento.
Para cualquiera de los tipos de documentos que se describen a continuación, es importante destacar que si la persona usuaria firmante tiene activado el módulo Porta Firma (PF) las solicitudes de firma serán dirigidas a esa sección para ser firmadas.
Paso 2.1.1 "Libre"
Referencia
Se refiere al tema o motivo por el cual se origina el Documento. La referencia es obligatoria y se recomienda colocar una palabra o frase que permita identificar específicamente la comunicación en cuestión, ya que este campo se podrá utilizar como campo de búsqueda en la pestaña de Consultas.
Aplicar plantilla
El campo desplegable Aplicar plantilla permite seleccionar una plantilla prediseñada y guardada previamente por la persona usuaria en la solapa Plantilla del módulo. La utilización de la plantilla reemplazará el texto que se ingresó hasta el momento, por lo que, primero se debe seleccionar la plantilla y luego continuar con la redacción del documento.
Si se elige la opción de aplicar una plantilla, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Luego de ingresar la Referencia y/o aplicar la Plantilla si correspondiere, la persona usuaria podrá producir el documento.
O también tendrá la opción de importar el texto desde un documento Word, utilizando el botón Importar Word que se muestra a continuación:
La persona usuaria productora puede seleccionar el checkbox: “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme”.
Una vez finalizada la tarea de producción la persona usuaria cuenta con varias posibilidades:
Ver el Historial del documento donde figuran las personas usuarias que intervinieron en la elaboración y la fecha en que realizaron la tarea.
Previsualizar Documento: la pantalla mostrará un PDF con el texto y el formato del documento en proceso de producción. El archivo se puede descargar al equipo. Si el documento todavía no ha sido firmado, el número del documento y la fecha estarán pendientes de asignar y el documento carecerá de validez oficial.
Enviar a Revisar: se debe ingresar el nombre de la persona usuaria revisora en el campo correspondiente. Quien remita la tarea, puede ingresar un mensaje aclaratorio para la persona usuaria revisora en el campo Mensaje para revisión.
Enviar a Firmar: se debe ingresar el nombre de la persona usuaria firmante en el campo correspondiente. Esta tarea aparecerá en el Buzón de tareas pendientes de la persona destinataria señalada como Firmar documento.
Firmar yo mismo el documento: el sistema guiará a la persona usuaria para que pueda firmar el
documento. Al ejecutar la tarea, el sistema mostrará el documento de previsualización con el
formato correspondiente.
Cancelar: el botón Cancelar se utiliza para suspender o dejar sin efecto la tarea de producción. Al
presionar el botón Cancelar, el módulo regresa a la pantalla anterior.
Guardar: este botón permite guardar los cambios realizados hasta el momento.
Archivos de Trabajo: En todas las instancias de producción, el módulo ofrece la posibilidad de
incorporar o eliminar Archivos de Trabajo del documento. Los Archivos de Trabajo son todos aquellos que se importan desde la PC. Estos archivos acompañan al documento final y pueden tener cualquier
formato. Se recomienda que no excedan los 50 megabytes de peso para garantizar la carga correcta de la información. Estos archivos se utilizarán únicamente como complemento informativo o aclaratorio
del documento oficial, pero no serán oficiales (no tendrán firma).
Paso 2.1.2 "Importado"
El módulo permite importar documentos digitales para su registración, numeración e incorporación en la base de datos de la plataforma.
En la solapa Producción se debe presionar en el botón Seleccionar archivo para elegir el archivo pertinente y cargarlo al módulo por medio del botón Abrir, como se muestra en la pantalla que figura a continuación:
Una vez incorporado el documento al módulo, se indica el nombre y extensión del archivo en la sección derecha del campo Seleccionar documento.
A la derecha del nombre del archivo seleccionado se encuentra el botón Eliminar que permite quitar el archivo para seleccionar otro.
Sólo se permite la selección de un archivo. Este puede tener cualquier formato y no debe exceder los 100MB de peso para garantizar la carga correcta de la información.
Por último, se debe proceder a la firma del documento. Esta tarea se puede remitir a otra persona usuaria o puede ser completada por la persona usuaria en curso.
Una vez finalizada la tarea de producción la persona usuaria cuenta con varias posibilidades:
- Ver el Historial del documento donde figuran las personas usuarias que intervinieron en la elaboración y la fecha en que realizaron la tarea.
- Añadir Archivos de Trabajo.
- Ingresar o modificar los Datos Propios.
- Incorporar Actuación: en el caso en que el archivo seleccionado sea
la digitalización de una actuación papel el módulo solicita el ingreso del número.
En el siguiente paso, la persona usuaria deberá elegir entre las opciones: Enviar a Revisar, Enviar a Firmar o Firmar Yo mismo el documento (ídem como se especificó para el ejercicio anterior).
A continuación, se muestra un ejemplo de un documento firmado:
El documento importado tiene agregada al final una hoja de firmas donde se consignan los datos del archivo más la certificación de la firma de la persona usuaria firmante.
A continuación, se muestra un ejemplo de una hoja adicional de firmas.
Paso 2.1.3 "Templates"
Un documento con Template tiene un formato predefinido. Presenta campos para completar. Los valores cargados se intercalan en un texto prediseñado.
Se genera un documento con párrafos preestablecidos y con la información cargada.
Al igual que en los ejemplos anteriores, la persona usuaria deberá completar la Referencia, dado que este es un campo obligatorio.
Luego de ingresar la referencia, la persona usuaria podrá producir el documento o Importar datos de un GEDO, desde el botón que se encuentra arriba a la derecha.
Una vez finalizada la tarea de carga de datos la persona usuaria cuenta con varias posibilidades: ver el Historial, Previsualizar Documento, Enviar a Revisar el documento a otra persona usuaria, Enviar a Firmar el documento a otra persona usuaria u optar por Firmar el mismo el Documento, según corresponda.
A continuación, se muestra un ejemplo de un documento firmado.
Paso 2.1.4. "Embebidos"
El módulo permite producir Documentos con Archivos Embebidos. El documento es de producción Libre (L). Una vez seleccionado el documento a trabajar, en la pantalla de producción aparece la solapa Archivos Embebidos, que permite adjuntarlos. La extensión debe corresponder con el tipo de documento seleccionado. Por ejemplo, en el caso de un plano se permite adjuntar archivos con extensión “. dwf”.
La persona usuario productora del documento deberá desplazarse a la solapa Archivos Embebidos para adjuntarlos.
En la solapa Archivos Embebidos puede realizar la acción de embeber un archivo.
Se debe presionar el botón Añadir documento para elegir el archivo pertinente y cargarlo al módulo por medio del botón Abrir, como se muestra en la pantalla que figura a continuación:
Se deben elegir los archivos en forma individual. No permite subir más de un archivo a la vez.
Luego, se verá la lista de archivos cargados, al presionar la acción Visualizar se mostrará el archivo en el formato original, o Eliminar el archivo de la lista en forma permanente.
Una vez cargados los archivos, el módulo permite la visualización del documento. Se podrá descargar el mismo, tal como se observa a continuación:
Luego redirige a la pantalla de firmas de documentos.
El ícono que se encuentra en el margen superior derecho de la pantalla (una hoja blanca con un clip) estará en movimiento cuando se adjunten archivos embebidos.
Una vez firmado el documento, el sistema genera el número de registro, tal como se observa en la siguiente imagen:
Al descargar el documento en formato PDF, en el lateral izquierdo de la pantalla aparece un clip:
Al presionar sobre el clip, se muestran los archivos embebidos al documento en su formato original
Paso 2.1.5 "Reservado"
Un Documento GEDO de tipo Reservado, es un documento que puede contener información confidencial o de manejo sensible, al que sólo pueden acceder determinadas personas.
Serán documentos reservados aquellos que entre sus características aparezcan identificadas bajo el siguiente ícono:
Al seleccionar un documento reservado se agrega el botón Usuarios Reservados. Si se presiona en la opción, se presenta la pantalla de carga de las personas usuarias que podrán ver el documento una vez firmado, aunque no tengan permiso para visualizarlo y/o pertenezcan a otra repartición.
La persona usuaria productora del documento reservado deberá cargar el o los nombres de las personas usuarias en el campo correspondiente, como se observa en las siguientes imágenes:
Se debe seleccionar cada persona usuaria en el campo predictivo y luego presionar en el botón Agregar.
A la derecha del nombre de la persona usuaria se encuentra un ícono “X” que permite eliminarla de la lista.
Una vez completa la lista, se debe presionar en el botón Guardar para confirmar la acción.
En la pantalla de producción del documento, en el margen superior izquierdo, el módulo presenta un ícono que muestra las personas usuarias designadas para visualizar el documento.
Al cliquear sobre el ícono 
muestra la lista de personas usuarias habilitadas.
Luego continúa la producción del documento como se muestra en ejemplos anteriores. Una vez firmado el documento lo podrán visualizar las personas usuarias que:
- Hayan producido el documento.
- Figuren en la lista de personas usuarias habilitadas.
- Tengan el permiso GEDO Confidencial y pertenezcan a la repartición donde se generó el documento.
Las personas usuarias no habilitadas que consulten un documento reservado no podrán visualizar su contenido. Y el sistema mostrará el siguiente mensaje:
