manual_-_expediente_electronico:datos [GDE Provincia de Santa Cruz]

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~~NOTOC~~
<html><h2 class="title-primary">Datos de la Caratula</h2></html>

<html><h3 class="title-secondary">Paso 8 "Solapa"</h3> </html>


La solapa Datos de la Carátula muestra el motivo del último pase realizado y los datos ingresados en la caratulación.

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.1 "Buzón Grupal"</h3> </html>
Las tareas enviadas a un sector en una repartición se muestran en el Buzón Grupal.

Cualquier usuario del sector puede seleccionar una tarea del Buzón Grupal.

Para ello, desde el Buzón Grupal, debe cliquear sobre el botón Adquirir. La tarea será remitida al buzón de tareas individual del usuario que la adquirió. Se permiten devolver las tareas adquiridas del Buzón Grupal cuando el expediente todavía no ha recibido modificaciones.
Al adquirir una tarea, el usuario se hace responsable de su ejecución.

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{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.2.png?150|img-expediente72}} | Los usuarios con perfil de asignador visualizan el botón Asignar Tarea.

Para derivar una tarea se debe marcar el casillero que se encuentra a la izquierda del estado de la actuación y luego presionar en el botón Asignar Tarea, a continuación, se debe ingresar el nombre del usuario al que se le asigna la tarea.

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Luego se debe presionar en el botón Asignar y el módulo solicita la confirmación de la acción.

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Una vez confirmada la acción, la tarea pasa al Buzón de Tareas del usuario seleccionado y éste no va a poder devolverlo al Buzón Grupal.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.5.png?100|img-expediente75}} | El botón Filtros permite buscar expedientes en el Buzón Grupal ingresando un rango de fecha Desde/Hasta. Luego se podrán aplicar filtros, como por ejemplo:

  *Código de tramite.
  *Descripcion del trámite.
  *Estado.
  *Fecha de creación.
  *Motivo de pase.
  *Repartición.
  *Usuario anterior.
  *Módulo de origen.

Se puede ingresar un filtro o bien realizar una combinación de varios.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.6.png?600|img-expediente76}} 

Se debe elegir una opción del desplegable y presionar el botón Agregar. Esta acción agrega el filtro que se aplicará al resultado de la grilla. 

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.2 "Actividades"</h3> </html>

En la solapa Actividades se visualizan las solicitudes realizadas por el usuario para aquellos expedientes que tiene en su Buzón de Tareas.

Se reflejan actividades que se inician en el módulo Expediente Electrónico pero que deben ser realizadas por fuera del módulo. Entre las actividades se encuentran solicitudes de generación de copia parcial del expediente y producción de documentos realizados a través del botón Iniciar Documentos GEDO.

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La solapa presenta la posibilidad de aplicar filtros según diversos criterios: fecha desde/ fecha hasta, código de trámite, estado, etc.). Se debe seleccionar una opción y presionar Agregar.

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En caso que se requiera mayor información sobre la tarea se puede hacer clic en Ejecutar.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.9.png?600|img-expediente79}}

Se despliega una ventana con el detalle de la actividad, desde la opción Visualizar se accede al contenido del expediente. Para salir, hacer clic en Cerrar.

Además de la solapa Actividades disponible en el módulo EE, existe la solapa Actividades dentro de cada expediente que cuenta con una tarea pendiente.

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Hasta tanto no se finalicen esas tareas dentro del expediente, estarán listadas en esta solapa. Los expedientes que tengan actividades pendientes tendrán el botón Realizar Pase inhabilitado, es por eso que existe la posibilidad de cancelarlas. 

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Al cliquear sobre este botón se cancelarán todas las actividades pendientes.

Luego se presenta una solicitud de confirmación de la acción.

A partir de la cancelación de actividades pendientes, el expediente estará habilitado para generar pases y realizar operaciones complejas como una tramitación conjunta o fusión.

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.3 "Tareas Supervisados"</h3> </html>

La pestaña Tareas Supervisados permite al usuario consultar la cantidad de tareas pendientes de sus supervisados (en caso de tener personal a cargo). Además podrá visualizar el contenido de los expedientes, seleccionar tareas y avocárselas, reasignarlas o enviarlas a Guarda Temporal.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.12.png?600|img-expediente82}}

Para visualizar las tareas de un usuario a cargo se debe hacer clic sobre la acción Ver tareas.

A continuación, se presenta la pantalla con las tareas pendientes del usuario seleccionado:

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Para avocarse la tarea, reasignarla o enviarla a Guarda Temporal se la debe seleccionar en el casillero que se encuentra a la izquierda de la columna Tarea/Estado. Luego, hacer clic sobre las opciones que se encuentran en la parte superior de la pantalla.

En el caso de avocarse la tarea, el sistema solicita la confirmación de la acción:

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Una vez confirmada la acción, la tarea pasará al Buzón de Tareas del supervisor. Si se cliquea sobre la acción Reasignar las tareas seleccionadas, el módulo solicitará el nombre del usuario al que se le asignará la tarea.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.15.png?400|img-expediente85}}

Luego se debe presionar en el botón Asignar y el módulo solicitará la confirmación de la acción como en la imagen que se muestra a continuación: 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.16.png?300|img-expediente86}}

Una vez con firmada la acción, la tarea pasará al Buzón de Tareas del usuario seleccionado.

Si se selecciona la opción Guarda Temporal, el módulo abrirá un campo de texto en donde debe especificarse el motivo del envío a la guarda temporal.

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Luego se presiona Realizar Pase para confirmar la operación o cancelar para volver al paso anterior.

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.4 "Tareas Otros Usuarios"</h3> </html>

La pestaña Tareas Otros Usuarios permite consultar las tareas pendientes y el contenido de los expedientes de aquellos usuarios que han asignado a otro como visualizador en la solapa Datos Personales del Escritorio Único.

Para visualizar las tareas de un usuario, se debe hacer clic sobre la acción Ver tareas en la fila correspondiente.

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A continuación, se presenta la pantalla con las tareas pendientes del usuario seleccionado:

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{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.20.png?50|img-expediente90}} | Al presionar sobre la acción Ver expediente, se accederá al contenido del expediente.

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.5 "Tareas en Paralelo"</h3> </html>

Las Tareas en Paralelo se habilitan cada vez que un usuario realiza el pase en paralelo de un expediente electrónico.
Esto quiere decir que, en el momento de hacer el pase de la actuación, lo dirige a dos o más destinos, que pueden ser usuarios o sectores. La opción de enviar un pase en paralelo se habilita sólo para los expedientes que se encuentren en estado de Tramitación en el momento de iniciar la operación.

Se debe hacer clic en el botón Realizar Pase Paralelo que figura en la parte inferior de la pantalla.

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Una vez presionado el botón, se abrirá una pantalla en la que se deben cargar los usuarios y/o sectores a los que se desee dirigir el expediente y detallar el motivo del pase.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.22.png?600|img-expediente92}}

En el campo Motivo, ubicado en la parte superior de la pantalla, se debe ingresar el texto de la providencia de pase.

En el caso de los pases múltiples, el usuario emisor puede optar por completar este campo y realizar providencias similares para cada uno de los destinatarios, o, ingresar un texto diferente para cada uno de ellos. En el segundo caso, debe ingresar primero los usuarios o sectores destinatarios del expediente en la sección Destino, en la parte inferior de la pantalla.

Si se desea enviar el expediente a un usuario, se debe completar el campo predictivo destinado a tal efecto y seleccionar al agente correspondiente del menú desplegable.

Una vez seleccionado el usuario, se debe presionar sobre el botón Agregar para que quede registrado como uno de los destinatarios del expediente.

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Una vez cargado el primer usuario, se pueden seguir agregando otros repitiendo la operación. Si se desea, se pueden también ingresar sectores como destinatarios. Un expediente puede estar dirigido a varios usuarios, a varios sectores o a varios usuarios y sectores, en forma combinada. Para cargar un sector se debe consignar, en primer lugar, la repartición a la que pertenece y luego, el código del sector.

Una vez seleccionado el sector, se debe presionar en el botón Agregar para que quede registrado como uno de los destinatarios del expediente.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.24.png?50|img-expediente94}} | Al cargar los destinos, se puede seleccionar el ícono de diálogo para ingresar el motivo de pase específico si así se lo desea.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.25.png?300|img-expediente95}}

Finalizada la operación, se debe presionar el botón Enviar Pase Múltiple para realizar el pase.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.26.png?300|img-expediente96}}

Cuando un usuario envía una Tarea en Paralelo, conserva el control del expediente y puede recuperarlo siempre que lo desee. Para hacer el seguimiento de un expediente que fue dirigido en forma simultánea a dos o más sectores o agentes, se debe acceder a la solapa Tareas en Paralelo.

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En el Buzón de Tareas en Paralelo se registrará la lista de los expedientes en estado paralelo. Cada expediente figurará tantas veces como destinatarios lo hayan recibido. En la columna Estado, se detalla la situación de cada usuario frente a la tarea recibida. Si el estado es Pendiente, es porque el receptor del expediente aún no lo trabajó.

En el caso de que la solapa no muestre ningún expediente en el buzón es porque no se registran actuaciones en estado paralelo pendientes de ser devueltas al usuario emisor.

El agente receptor puede acceder al expediente en su Buzón de Tareas. La tarea aparece descripta en la columna Tarea/Estado como Paralelo, lo que indica que fue recibido como parte de un pase múltiple.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.28.png?600|img-expediente98}}

El receptor debe ejecutar la tarea del mismo modo en que lo hace para trabajar cualquier expediente.

Una vez que accede al expediente, encontrará tantas providencias como destinatarios haya tenido el pase en paralelo.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.29.png?600|img-expediente99}}

Si se descargan las providencias se puede conocer quiénes son los destinatarios del expediente y leer el motivo del pase para cada uno de ellos.

Una vez realizada la tarea solicitada, se debe presionar el botón Realizar Pase que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Se debe consignar el motivo en el campo correspondiente.

Como el agente que envió la tarea en paralelo es quien tiene el control del expediente, el que responde a la solicitud solo le puede efectuar el pase a él. Por este motivo los campos Estado y Usuario figuran en color gris y con los datos fijos, no pueden modificarse.

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img-expediente100}}

Una vez completado el campo Motivo, se debe presionar en el botón Enviar para perfeccionar el pase.

El usuario que envió el expediente verá reflejado que le fue devuelto por uno de los destinatarios en la columna Estado de la solapa Tareas en Paralelo.

El estado Terminado significa que no se registran tareas pendientes por parte de ese usuario.

El agente que envió el expediente en forma paralela puede, si así lo desea, adquirirlo de cualquiera de los destinatarios, y en cualquier momento de la operación. Para efectuar dicha operación, se debe presionar en el botón Adquirir de la columna Acciones. Un cartel nos pedirá que confirmemos la acción presionando Si o No si no se desea continuar.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.31.png?300|img-expediente101}}

Al adquirir la tarea, se le quita el expediente del Buzón de Tareas a quien lo había recibido. El cambio se verá reflejado en la solapa Tareas en paralelo del usuario que mantiene el control de la actuación. La tarea figurará en estado Adquirida.

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Si el usuario que adquirió el expediente se dirige a su Buzón de tareas lo encontrará en su listado de tareas pendientes en estado Paralelo. Para poder completar la operación, deberá ingresar al expediente y realizar el pase que corresponde a la finalización de la tarea. Al presionar el botón Realizar pase, sólo estará disponible la opción de realizarse un auto pase que confirma la recuperación total de la tarea.

Cuando un sector haya sido el destinatario de un expediente en estado Paralelo, uno de los agentes de ese sector deberá adquirir la tarea del Buzón grupal para poder trabajarlo. En el momento en que la toma, se reflejará ese cambio en la columna Destinatario, ya que no figurará el sector, sino que se verá al usuario que lo tomó para trabajarlo.

El usuario que tomó el expediente lo trabajará desde su Buzón de tareas, que se encontrará en estado Paralelo.
Una vez finalizada la tarea encomendada, realizará el pase del expediente al usuario que remitió el pase múltiple, que figurará como destinatario obligatorio. 

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Cuando el último usuario pendiente finaliza su trabajo, el Buzón de Tareas en Paralelo del emisor no registrará expedientes. La actuación se encontrará en su Buzón de Tareas y el estado será Tramitación o según corresponda.

Al abrir el expediente, se encontrarán los documentos que vinculó cada destinatario, ordenados según el momento de realización de la tarea.

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.6 "Consultas"</h3> </html>
La solapa **Consultas** permite la búsqueda de expedientes electrónicos por criterios generales o por número de identificación:

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A continuación se detallan los criterios de búsqueda disponibles para realizar consultas de expedientes dentro del
módulo EE.

En el margen izquierdo se presenta la posibilidad de seleccionar los siguientes filtros (las opciones son excluyentes):

  *Mis favoritos: permite visualizar aquellos expedientes que previamente se hayan marcado como favoritos en el Buzón de tareas.

A continuación, se muestra la pantalla que se visualizará en el sistema: 

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  *Tramitados por mí: filtra los expedientes que fueron tramitados por el usuario en curso.
  *Tramitados por mi repartición: filtra los expedientes que fueron tramitados en la repartición a la cual pertenece el usuario.
  *Tramitados por mi Jurisdicción: filtra los expedientes que hayan sido tramitados en la jurisdicción a la que pertenece el usuario. 

Luego de elegir una opción, se debe seleccionar una fecha del calendario, la cual se despliega al hacer clik en el ícono del almanaque.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.36.png?600|img-expediente106}}

**Filtro por selección de campo desplegable**: se debe hacer click en el campo correspondiente para que se desplieguen todas las opciones disponibles:

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El campo desplegable permite seleccionar entre diversas opciones disponibles, por ejemplo, por Código de Trámite.

Una vez aplicado el filtro, se verá el listado de Códigos de Trámites y se deberá elegir el código correspondiente. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.38.png?600|img-expediente108}}

Al presionar sobre el botón Agregar, se podrá ver el criterio elegido en el recuadro de Filtros Aplicados. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.39.png?700|img-expediente109}}

El sistema permite agregar más de un filtro como criterio de búsqueda, tal como se puede observar en la siguiente imagen: 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.40.png?700|img-expediente110}}

Una vez aplicado el filtro, se verá el listado de expedientes que cumplan con el criterio previamente seleccionado:
Desde la sección Acciones se podrá elegir que acción realizar sobre el expediente: Visualizar, Tramitar o Adquirir, según corresponda.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.41.png?600|img-expediente111}}

En el cuadro que figura a la derecha de la pantalla con el nombre de Filtros Aplicados, se visualizarán los distintos filtros que el usuario fue aplicando, los cuales funcionan de modo conjunto, es decir, que se van “acumulando” a medida que se apliquen más filtros.

Dicha combinación de filtros de consulta pueden guardarse para ser aplicados en otra consulta futura.

Sobre los Filtros Aplicados se pueden realizar las siguientes acciones: 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.42.png?50|img-expediente112}} | Este botón permite guardar los filtros aplicados. 

Al hacer click en el botón, el sistema solicita ingresar un nombre para el filtro: 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.43.png?300|img-expediente 113}}

Luego de asignarle un nombre, se deberá Cargar dicho filtro o Cancelar la acción, según necesidad del usuario. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.44.png?300|img-expediente114}}

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.45.png?50|img-expediente115}} |  En esta carpeta se encuentran los filtros que fueron aplicados anteriormente. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.46.png?50|img-expediente116}} | Este botón permite eliminar los filtros aplicados recientemente en la búsqueda.
No tiene injerencia sobre los filtros guardados previamente

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.7 "Consulta"</h3> </html>

Se debe ubicar el campo de búsqueda que figura en la sección superior derecha de la pantalla.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.47.png?500|img-expediente117}}

Se debe ingresar el número de registro GDE del Expediente de forma completa y respetando el formato correcto (Tipo de actuación-año-número-ecosistema-repartición).

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.48.png?500|img-expediente118}}

Asu vez, si se cliquea en el icono **+**, el usuario podra completar cada campo del numero de registro de forma individual.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.49.png?500|img-expediente119}}

Una vez ingresados los datos solicitados para la opción de búsqueda deseada se debe hacer clic en el ícono Buscar.

A continuación, aparecerá el resultado de la búsqueda

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.50.png?700|img-expediente120}}

Desde acciones, Visualizar, se podrá ver el detalle del expediente y los documentos oficiales que contiene el mismo. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.51.png?700|img-expediente121}}

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<html><h3 class="title-secondary">Paso 8.8 "Guarda Temporal"</h3> </html>

Para realizar la consulta de expedientes electrónicos que estén en Guarda Termporal, se deberá seleccionar el checkbox: Guarda Temporal. El sistema automáticamente listará todos los expedientes que se encuentren en dicho estado.

Se muestra la pantalla a continuación:

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente8.52.png?600|img-expediente122}}

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