manual_-_expediente_electronico:gestion [GDE Provincia de Santa Cruz]

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~~NOTOC~~
<html><h2 class="title-primary">Gestión y Movimiento de un Expediente Electrónico</h2></html>

<html><h3 class="title-secondary">Paso 2 "Gestión y Movimiento"</h3> </html>

Los distintos estados por los que puede pasar un expediente electrónico son:

**Iniciación:** Es el estado con el cual se crea el expediente en la caratulación. Cuando el usuario realiza un pase del expediente puede modificar el estado a Subsanación, Tramitación, Resolución o Guarda Temporal. Una vez que el expediente abandona este estado no puede retornar. En caso de enviarlo al estado de Subsanación debe indicar el/los documentos que serán modificados. El usuario también está obligado a indicar el motivo por el cual envía el EE a Subsanación.

**Tramitación:** Es el estado durante el cual el trámite atraviesa las distintas etapas hasta llegar a su resolución. Mediante este estado el usuario podrá realizar las operaciones más complejas que ofrece el módulo. Para pasar de este estado a Subsanación, Comunicación, Guarda Temporal o Resolución, el usuario debe indicarlo y realizar un pase.

**Subsanación**: Es un estado optativo que permite corregir los documentos del expediente. Para confirmar una subsanación se debe vincular un Acto Administrativo que la justifique. El usuario que envíe un expediente a subsanación debe indicar los documentos que serán objeto de modificación y el motivo.

**Ejecución**: Es el estado que se utiliza cuando se quiere dejar constancia de que se está ejecutando el objetivo del expediente, como por ejemplo, cuando la tramitación involucra la realización de una obra civil y ésta se está construyendo. Los siguientes estados posibles son Subsanación o Guarda Temporal.

**Comunicación**: Es el estado que se utiliza cuando ya se ha resuelto la tramitación del Expediente Electrónico y sólo resta realizar la notificación de su resolución. Una vez establecido este estado sólo se podrá pasar a Ejecución o enviar a Guarda Temporal.

**Resolución**: Es el estado que se utiliza cuando el usuario requiere seguir vinculando documentación al expediente pero precisa impedir que desde TAD (Trámites a Distancia) el ciudadano pueda adjuntar otros documentos.

**Guarda Temporal**: el expediente permanecerá en este estado determinado tiempo dependiendo del código de trámite del mismo (para más información, consultar con la repartición correspondiente). Durante este período, el expediente ya no puede tramitar y sólo está disponible para su consulta, sin embargo, si fuera necesario, se puede solicitar su rehabilitación. Finalizado el tiempo de guarda, el expediente se envía a Archivo Definitivo.

**Archivo Definitivo**: instancia definitiva de archivo. El Expediente Electrónico ya no se puede rehabilitar, sin embargo, permanece disponible para su consulta permanente.

En la solapa Buzón de Tareas, el usuario logueado tiene los expedientes electrónicos para iniciar o seguir con la tramitación. Para avanzar con la tarea debe accionar el botón Ejecutar.
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Luego de presionar el botón Ejecutar se mostrará el cuerpo del expediente:
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La pantalla ofrece siete solapas:
  *Documentos.
  *Documentos de Trabajo.
  *Asociar Expediente.
  *Tramitación Conjunta.
  *Fusión.
  *Historial de Pases.
  *Datos de la Carátula.

<html><h3 class="title-secondary">Paso 2.1 "Solapa Documentos"</h3> </html>

La solapa Documentos permite visualizar el expediente y los documentos que lo integran
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La solapa Documentos permite visualizar el expediente y los documentos que lo integran

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.3.png?50|img-expediente2.3}} | **Visualizar documento**: Presenta el detalle de elaboración del documento, además, permite la previsualización de la actuación.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.4.png?50|img-expediente2.4}} | **Descargar el documento**: Permite bajar el documento a la computadora del usuario.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.5.png?50|img-expediente2.5}} | **Más Datos**: muestra el nombre del usuario generador del documento y en caso que corresponda, el número especial.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.6.png?50|img-expediente2.6}} | **Desvincular documento**: permite al usuario descartar alguno de los documentos que integran el expediente. 


<html><h3 class="title-secondary">Paso 2.2 "Vinculación de Documentos"</h3> </html>

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.7.png?200|img-expediente2.7}}

Para vincular un documento al expediente se deben ingresar los datos del número GDE que le fue asignado cuando
se creó, también existe la posibilidad de cargarlos mediante un número especial. Los datos a completar son:
  ***Tipo**: Se carga la letra del documento.
  ***Año**: Ingresar el año de firma del documento.
  ***Número**: Secuencia numérica asignada por el sistema GDE.
  ***Ecosistema**: Seleccionar a qué tipo de ecosistema pertenece el documento.
  ***Repartición**: Donde se firmó el documento.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.8.png?500|img-expediente2.8}}

Una vez completo el ingreso de la identificación del documento se debe hacer click en el botón Vincular Documentos.
Luego se podrá ver una pantalla en la que figura el documento vinculado al expediente.
El usuario en curso tiene la posibilidad de desvincular los documentos que incluyó en la actuación desde que recibió el expediente hasta que realice el pase. Para desvincular el documento debe cliquear sobre el ícono que se encuentra a la derecha de la pantalla en la columna Acción.
En la pestaña de los documentos que integran el expediente hay tres botones que permiten la visualización de la actuación con diferentes criterios:
**Con Pase**: Muestra el expediente electrónico completo.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.9.png?500|img-expediente2.9}}

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.10.png?400|img-expediente2.10}}

El botón Descargar todos los Documentos (con pase) permite descargar a la PC los EE completos con todos los pases que tuvieron.
**Sin Pase**: muestra los documentos del expediente sin las providencias de pase.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.11.png?200|img-expediente2.11}}

Si el usuario lo selecciona se incluirá en la lista de documentos la última providencia de pase. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.12.png?300|img-expediente2.12}}

El botón Descargar todos los Documentos (sin pase) permite descargar los documentos sin providencia de pase a la PC.

**Filtro**: Permite filtrar documentos del expediente según los criterios que ofrece el módulo.

**Repartición Usuario**: Permite seleccionar los documentos generados en la repartición firmante.

**Año**: Permite la visualización de los documentos generados en el año solicitado.

**Fecha de asociación**: Se ingresa un rango de fechas, desde–hasta, para la visualización de los documentos vinculados al expediente en ese período.

**Tipo Documento**: Permite el filtro de documentos por su acrónimo.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.13.png?500|img-expediente2.12}}

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.14.png?500|img-expediente2.13}}



El botón Descargar todos los Documentos (filtro) permite descargar todos los documentos que estén bajo el filtro aplicado. 

<html><h3 class="title-secondary">Paso 2.2.1 "Botones Útiles"</h3> </html>

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.15.png?100|img-expediente2.15}} | Se utiliza para guardar los últimos cambios realizados en el expediente electrónico. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.16.png?100|img-expediente2.16}} | La tarea redirige a la pantalla anterior sin guardar los cambios.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.17.png?100|img-expediente2.17}} | Permite generar una copia parcial del expediente hasta el momento de solicitar la acción. 

A continuación, se muestra el mensaje que emite el sistema:

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.18.png?300|img-expediente2.18}}

Al presionar Sí muestra el siguiente mensaje:

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.19.png?300|img-expediente2.19}}

En la solapa Actividades se refleja la solicitud de la generación de copia parcial.

*Recordar que la solapa “Actividades” no se encuentra por defecto en el sistema sino que es un permiso que otorgan los ALS al usuario que necesita operar en dicho módulo. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.20.png?700|img-expediente2.20}}

Una vez generada la copia parcial del expediente, vincula un documento que contiene los datos de la carátula, historial de pases y el resumen de documentos vinculados. Como archivos embebidos estarán todos los documentos que sean parte del cuerpo del expediente.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.21.png?100|img-expediente2.21}} | Al finalizar la vinculación de documentos se procede al pase para proseguir la tramitación del expediente.

A continuación se muestra la pantalla de pase:

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.22.png?500|img-expediente2.22}}

Se debe ingresar el motivo del pase. El motivo de pase es la información que se refleja en el cuerpo de la providencia de pase que el módulo genera automáticamente.

Una vez ingresado el motivo del pase, si fuese necesario, se debe cambiar el estado del expediente desde el combo desplegable:

El usuario puede cambiar el estado del expediente electrónico de acuerdo a su criterio, excepto el estado Iniciación que se genera automáticamente.

A continuación se selecciona el Destino del pase, las opciones son:

  *A un Usuario: se ingresan las primeras letras del nombre de usuario y se despliegan las opciones para seleccionarlo.
  *A una Repartición y Sector: se ingresan el código de repartición y sector.
  *A la Mesa de la Repartición: se ingresa solo el código de repartición y el expediente se envía a la Mesa Virtual seleccionada para tal fin.

Para realizar el pase se debe presionar el botón “Realizar pase”, que se encuentra a la izquierda. Automáticamente aparecerá un cartel con un mensaje que confirmará la acción. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.23.png?300|img-expediente2.23}}



El botón “Realizar Pase y Comunicar” permite realizar un pase y generar una comunicación oficial. Esta opción se habilita si el estado del expediente cambia a Tramitación. Al presionarlo, se genera la siguiente pantalla:

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.24.png?300|}}
Se pueden indicar uno o más destinatarios principales y en copia, escribiendo nombre o apellido y seleccionándolo del menú desplegable.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.25.png?600|img-expediente2.26}} 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.26.png?100|img-expediente2.27}} | **Adjuntar archivo**: permite adjuntar uno o más archivos a la comunicación oficial.


{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.27.png?100|img-expediente2.28}} | **Cancelar**: redirige a la pantalla anterior sin tomar la información cargada.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.28.png?100|img-expediente2.29}} | Este botón permite cambiar manualmente el estado actual del expediente. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.29.png?100|img-expediente2.30}} | Si el expediente fue generado en la plataforma TAD, esta opción permite notificar el expediente a un usuario TAD.

<html><h3 class="title-secondary">Paso 2.3 "Subsanación"</h3> </html>

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.30.png?250|img-expediente2.31}}

El módulo EE permite subsanar errores materiales o involuntarios que hayan sucedido al vincular un documento al expediente.

Cuando un usuario vincula por error un documento que no corresponde al expediente electrónico y ya se ha sellado la vinculación del documento mediante un pase, se puede utilizar la opción **“Subsanar Errores Materiales”** para limitar la vista del documento incorrecto.

La **Subsanación** debe estar justificada debidamente por un acto administrativo que argumente la acción.

Al presionar el botón **Subsanar Errores Materiales** se presenta la siguiente pantalla en la que se muestran los documentos que componen el expediente y una columna que habilita la opción de los posibles a subsanar.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.31.png?500|img-expediente2.32}}

Una vez seleccionado el documento a subsanar se debe presionar en el botón Aceptar.
A continuación, se debe vincular el acto administrativo que argumente la subsanación. Para realizar la vinculación el sistema solicita el número GDE del documento.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.32.png?500|img-expediente2.33}}

Luego del ingreso del número GDE se presiona el botón Vincular Documento, a continuación aparece una ventana en la que se recuerda la vinculación del acto administrativo y se solicita la confirmación de la acción

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.33.png?300|img-expediente2.34}}

El módulo comunica que la vinculación fue exitosa.

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.34.png?300|img-expediente2.35}}

El documento subsanado aparece griseado en la solapa de Documentos y sólo podrá ser visualizado por el usuario que lo ha subsanado. 

{{:manuales:expedientes_electronicos:img-expediente2.35.png?700|img-expediente2.36}}

Luego del pase no se permite la visualización del documento al resto de los usuarios que tengan bajo su control el expediente y al intentar la descarga del documento subsanado aparece un aviso que notifica sobre la restricción.

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