El módulo EE permite subsanar errores materiales que hayan sucedido al vincular un documento al expediente.

Cuando un usuario vincula por error un documento que no corresponde al expediente electrónico, o el documento presentaba algún error y ya se ha sellado la vinculación del documento mediante un pase o cambio de estado (es decir, el documento no puede eliminarse utilizando la papelera), debe utilizarse la opción “Subsanar Errores Materiales”.

Es importante, para evitar confusiones y dejar registro de la Subsanación hecha, cambiar el estado del expediente a Subsanación. Para más información, utilizar el manual Estado de un Expediente.

Importante:

• La Subsanación debe estar justificada debidamente por un acto administrativo que argumente la acción.
• No se puede utilizar cualquier tipo de GEDO para subsanar.

• Cuando sea necesario corregir documentos que no tienen carácter de acto administrativo, como por ejemplo actas, informes, comunicaciones internas u otros documentos técnicos o de apoyo, se deberá utilizar el documento GEDO denominado SUB (Subsanación).

• Es fundamental tener presente que el GEDO SUB no debe utilizarse para subsanar actos administrativos, como disposiciones, resoluciones o decretos, ya que estos documentos tienen un procedimiento específico de corrección.

• Un instrumento sólo puede subsanarse mediante otro del mismo tipo o de jerarquía superior. Por ejemplo, si una disposición contiene un error, la corrección debe realizarse mediante la emisión de una nueva disposición que lo enmiende o aclare. Lo mismo aplica para resoluciones, decretos u otros actos administrativos.

• Toda subsanación implica la sustitución del documento original, el cual dejará de estar disponible para consulta en el expediente. Por esta razón, la versión subsanada debe incluir el contenido completo del documento corregido, y no únicamente las aclaraciones o salvedades.

• Ingrese al módulo de Expediente Electrónico y abra el expediente que desea subsanar haciendo clic en “Tramitar”.

• Debajo de las opciones de vinculación de documentos, se encuentra el botón Subsanar Errores Materiales.

• Hacemos clic y se despliega la siguiente pantalla en la que se muestran los documentos que componen el expediente y una columna que habilita la opción de los posibles a subsanar.

• Una vez seleccionado el documento a subsanar se debe presionar en el botón Aceptar.
• A continuación, se debe vincular el acto administrativo que argumente la subsanación. Para realizar la vinculación el sistema solicita el número GDE del documento.

• Luego del ingreso del número GDE se presiona el botón Vincular Documento, a continuación, aparece una ventana en la que se recuerda la vinculación del acto administrativo y se solicita la confirmación de la acción. En caso de confirmar, hacer clic en Sí.

• El módulo comunica que la vinculación fue exitosa.

Observacion:

• Una vez que el documento de subsanación se incorpora al expediente, no puede ser desvinculado.
• El documento subsanado aparece agrisado en la solapa de Documentos y sólo podrá ser visualizado por el usuario que lo ha subsanado.

• No es necesario hacer clic en Guardar para finalizar el proceso de subsanación.
• Puede hacer clic en Cancelar o simplemente cerrar la ventana haciendoclic en la X.

• Luego del pase no se permite la visualización del documento al resto de los usuarios que tengan bajo su control el expediente, y al intentar la descarga del documento subsanado aparece un aviso que notifica sobre la restricción. El documento seguirá siendo visible para quien realizó el proceso de subsanación.

• Los demás usuarios pueden consultarlo de ser necesario, ingresando el número de GEDO en la barra de búsqueda.

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