2.1 Mis Tareas

La pestaña "Mis Tareas" muestra las tareas pendientes y Alertas del usuario. Las acciones que se pueden realizar son:

• Inicio de Documento.
• Administrar Lista de Distribución.
• Creación de Alertas.

2.2 Inicio de Documento

El botón "Inicio de Documento" se utiliza para crear un nuevo documento dentro del módulo CCOO.

Al hacer click sobre el botón, el sistema mostrará una pantalla como la siguiente:

Para comenzar a producir un documento se debe seleccionar el tipo de documento electrónico a producir desplegando las opciones desde la lupa y haciendo click sobre una de ellas. El módulo CCOO posee varios tipos de documentos a producir.

Una vez seleccionado el tipo de documento, se podrá elegir el destinatario de la comunicación presionando el botón Destinatarios.

El módulo reproducirá una pantalla emergente con los campos a completar para designar los destinatarios de la Nota o Memo en cuestión.

Destinatario: es todo usuario del sistema GDE. Para agregar uno o más destinatarios se debe presionar en el ícono "+".

En la siguiente pantalla se podrán buscar los destinatarios por nombre y apellido y seleccionarlos desde el listado que aparecerá al comenzar a redactar el nombre del usuario receptor.

El destinatario recibe la comunicación, la puede leer, responder, reenviar y eliminar.

Lista de Distribución: Se utiliza para tener agrupados usuarios y así simplificar la búsqueda y selección de los mismos...

Botón Adm. Lista de Distribución: al estar en la ventana Definir Destinatarios, veremos también el botón "Adm. Lista de Distribución". Su función es crear, modificar y eliminar listas de distribución. Cualquier modificación que se haga, se confirmará con el botón Guardar.

Copia: se utiliza para remitir la comunicación en forma de copia a un usuario del sistema GDE. Para agregar uno o más destinatarios en copia se debe presionar en el ícono "+"...

La comunicación aparecerá dentro de la pestaña Bandeja CO, en Comunicaciones recibidas del receptor, quien podrá leerla y eliminarla, pero no responderla ni reenviarla.

Copia Oculta: se utiliza para remitir la comunicación en forma de copia oculta a un usuario del sistema GDE. Para agregar uno o más destinatarios en copia oculta se debe presionar en el ícono correspondiente...

El módulo confirmará el destinatario externo. Al finalizar, presionar en el botón Aceptar.

Se debe seleccionar al menos un destinatario de la comunicación y pueden combinarse tanto destinatarios electrónicos como destinatarios no electrónicos en la misma.

Mensaje: es un campo optativo que permite ingresar un texto aclaratorio para los destinatarios. Para confirmar el texto se debe cliquear sobre el botón Aceptar. El mensaje será enviado junto al correo electrónico que reciben automáticamente los destinatarios electrónicos cuando se les envía una comunicación oficial.

2.3 Referencia

Tema o motivo de la CCOO que debe ser ingresado por el usuario productor al redactar la misma. La referencia es obligatoria y se recomienda colocar una palabra o frase que permita identificar específicamente la comunicación en cuestión, ya que este campo se utilizará como campo de búsqueda en el Buzón de Consulta CO.

Aplicar Plantilla: el campo desplegable permite seleccionar una plantilla prediseñada y guardada previamente por el usuario en la solapa Plantillas dentro del módulo GEDO. La utilización de la plantilla reemplazará el texto, por lo que se debe seleccionar antes de la redacción del documento.

Luego de ingresar la referencia y, si correspondiera, aplicar la plantilla, el usuario podrá producir el texto de la comunicación.

Una vez finalizada la tarea de producción, el usuario cuenta con varias posibilidades:

• Ver el Historial del documento.
• Ingresar o modificar los Destinatarios.
• Añadir Archivos de Trabajo.
• Previsualizar Documento en PDF.
• Enviar a Revisar o a Firmar.
• Cancelar o Guardar cambios.
• Firmar Yo Mismo el Documento.

2.4 Firma del Documento

Para proceder a la firma del documento, el usuario asignado debe presionar el botón Firmar con Certificado, Firmar con Token USB o Firmar de Manera Remota según corresponda.

El módulo le asignará un número GDE y reproducirá en pantalla la identificación del documento.

2.5 Producción de un documento con archivos embebidos

El módulo CCOO permite producir documentos con archivos embebidos. Para ello, el usuario productor deberá iniciar la producción de un documento de tipo libre y desplazarse hacia la solapa Archivos Embebidos.

Se podrán adjuntar archivos con extensiones: .txt, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .msg, .gif, .jpg, .bmp, .pdf, .html, .mht, entre otros.

Para embeber un archivo se debe clickear sobre el botón Añadir Documento, elegir el archivo y cargarlo al módulo mediante el botón Abrir.

Al finalizar, se verá la lista de archivos cargados y se podrá optar por Visualizar o Eliminar los archivos de la lista.

2.6 Revisión de un Documento

Una vez asignada la tarea de revisión, el sistema la coloca dentro del buzón de tareas pendientes como Revisar Documento. Se debe presionar el botón Ejecutar.

El módulo permite modificar la referencia y el contenido del documento. Finalizada la revisión, el usuario puede:

• Ver Historial.
• Ingresar o modificar Destinatarios.
• Añadir Archivos de Trabajo o Embebidos.
• Previsualizar Documento.
• Enviar a Revisar o a Firmar.
• Firmar Yo Mismo el Documento.
• Cancelar.

2.7 Firma de un Documento

Una vez asignada la tarea de firma, el módulo mostrará la tarea Firmar Documento en el buzón de tareas pendientes. Para iniciar la tarea, se debe presionar Ejecutar.

Administración de Lista de Distribución: Para administrar la lista de distribución y agregar los usuarios correspondientes, hacer click en el botón Adm. Lista de Distribución.

Clickear sobre Nueva Lista de Distribución y colocar el nombre de la lista que desea crear. Luego seleccionar Guardar. La lista creada se visualizará en la parte superior de la ventana.